XIII. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS

El CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL cumplirá estrictamente los siguientes deberes de acuerdo con la calidad que ostente respecto al tratamiento de estos en cada caso concreto:

COMO RESPONSABLE	COMO ENCARGADO
Garantizar al Titular el derecho al hábeas data.	Garantizar al Titular el derecho al hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la autorización	Conservar la información bajo condiciones de seguridad idóneas.
Informar al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y los derechos que le asisten.	Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad idóneas.	Actualizar la información reportada por los responsables dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo

Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Tramitar las consultas y reclamos dentro de los términos de la Ley.

Actualizar la información, comunicando oportunamente al Encargado todas las novedades respecto de los datos que previamente se le hayan suministrado y adoptar medidas para que la información se mantenga

actualizada.

Adoptar el presente Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley.

Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar al Encargado.

Registrar en la base de datos la leyenda

“reclamo en trámite” en los términos de la Ley.

Únicamente proporcionar al Encargado datos cuyo Tratamiento esté autorizado.

Insertar en la base de datos la leyenda

“información en discusión judicial” una vez se haya notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales

relacionados con la calidad del dato personal.

Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo ha sido ordenado por la Superintendencia de

Industria y Comercio.

Tramitar las consultas y reclamos dentro de los términos de la Ley.

Permitir el acceso a la información únicamente a personas que pueden tener acceso a ella.

Adoptar el presente Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley.

Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y exista riesgo para la información

de los Titulares.

Una vez se haya presentado reclamación, informar al Encargado cuando determinada información se encuentre en reclamación por parte del Titular o

interesado.

Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos personales.

Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y

exista riesgo para la información de los Titulares.

Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

XIV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

El CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento.

Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:

Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados y contratistas que van más allá de la duración misma del
Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad
Implementación del Manual de políticas y procedimientos para la protección y el tratamiento de datos personales del CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL
Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal

XV. ÁREA RESPONSABLE Y ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Teniendo en cuenta las definiciones de responsable y encargado del tratamiento de datos personales de la superintendencia de industria y comercio – SIC, el CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL designa al ÁREA DE ADMINISTRACIÓN para que en adelante asuma, en adición a sus otras funciones, la de garantizar la protección de datos personales a los titulares y darles trámite oportuno a sus solicitudes. Por tanto, el área de administración será la responsable al interior del CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL de adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen o modifiquen.

Además, para el manejo del CCTV la empresa de vigilancia es la encargada de dicho tratamiento, para este fin se tendrá en cuenta el TÍTULO XVI de este documento (POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD).

Es decir que algunos encargados de bases de datos especificas son: Para el manejo de las cámaras de seguridad la empresa de seguridad, y para fines contables administrativos, el contador(a), revisor(a) fiscal, la asistente administrativa y ocasionalmente el consejo administrativo con autorización previa del representante legal.

XIV. POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD

Todo funcionario, contratista y/o tercero vinculado al CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL debe firmar un compromiso de confidencialidad y no divulgación de información. Lo anterior implica guardar reserva cuando lo determine la ley o que la información conocida por todo funcionario, contratista o tercero, en ninguna circunstancia deberá ser relevada por ningún medio electrónico, verbal,

escrito u otro, ni total ni parcialmente, sin contar con previa autorización. La firma del compromiso de confidencialidad y no divulgación de la información se deberá realizar antes de otorgarse los permisos de ingreso a los sistemas de información del CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL

XVII. AVISO EN MEDIOS DIGITALES – HABEAS DATA

En cumplimiento de la ley 1581 de 2012, el CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL está comprometido con el tratamiento lícito y seguro de los datos personales de sus propietarios, colaboradores y terceros, garantizando su confidencialidad.

Consulte nuestro manual de políticas y procedimientos para la protección y el tratamiento de datos personales solicitándolo al correo electrónico administracion@lasvegascc.com.co o al teléfono fijo 3706701

/ 2011802. Los titulares en cualquier momento pueden ejercer sus derechos legalmente consagrados de conocimiento, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales de acuerdo con el TÍTULO X, DERECHOS DE LOS TITULARES del manual.

XVIII. ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y VERSIONES

A través de dos (2) tablas se especifica quien elabora o actualiza el manual de políticas y procedimientos para la protección y el tratamiento de datos personales del CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL y en qué fecha se realizan dichas actualizaciones, adicionalmente en otra table se especifica las versiones que tiene el manual con su respectiva fecha de entrada en vigor.

TABLA DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Elaborado por:	Aprobado por:
SMART SERVICES & SOLUTIONS	Nordey Alonso Gallo Franco
Cargo:	Cargo:
Contratista	Representante Legal
Fecha:	Fecha:
15 de mayo del 2019	23 de mayo del 2019

Actualizado por:	Aprobado por:

Cargo:	Cargo:

Fecha:	Fecha:

Actualizado por:	Aprobado por:

Cargo:	Cargo:

Fecha:	Fecha:

TABLA DE VERSIONES

Número de versión:	Fecha de entrada en vigor:	Realizada por:
# 1	03/06/2019	SMART SERVICES & SOLUTIONS