I. POLÍTICA DE PRIVACIDAD PROTEGEMOS SU PRIVACIDAD

Su privacidad y el tratamiento de sus datos personales es muy importante para nosotros, por eso para el Centro Comercial Las Vegas Propiedad Horizontal, este Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección y el Tratamiento de Datos Personales, el cual puede ser modificada regularmente, define, establece y da a conocer qué tipo de información que contenga datos personales es recopilada, su uso, y quién/quienes tienen acceso a dicha información bajo acuerdos de confidencialidad.

El Centro Comercial Las Vegas Propiedad Horizontal es una entidad sin ánimo de lucro, regida entre otras por la Ley 675/2001, la ley 1581/2012 y el decreto 1072/2015. Por lo anterior es deber de la copropiedad recolectar y almacenar distintos datos personales de propietarios, trabajadores y otras partes interesadas; con el fin de dar cumplimiento a la normatividad legal vigente y velar por la protección y seguridad de los datos personales recolectados, este manual establece el tratamiento para cada tipo de información recolectada, en su mayoría son fines únicos administrativos.

II. DEFINICIONES

El CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL tendrá en cuenta las siguientes definiciones para el tratamiento de datos personales:

Autorización: Consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular para autorizar y permitir el Tratamiento de sus datos
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
Dato público: Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o la Constitución. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, su oficio o profesión, su calidad de comerciante o servidor público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Vale la pena aclarar que para efectos de la normativa sobre protección de datos personales el encargado del tratamiento es un tercero, ajeno a la empresa. Por lo que no debe confundirse con el empleado que al interior de la organización es quien administra la base de datos, este último no es un encargado del tratamiento en los términos de la ley. Se aclara que no necesariamente se debe tener un encargado del
Principios: Fundamentos que se deben tener en cuenta como base del funcionamiento de la normatividad habeas
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o El tratamiento de los datos. El tratamiento de los datos es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: Actuación que tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

III. PRINCIPIOS

Para el desarrollo y aplicación del tratamiento de datos personales, el CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL seguirá los siguientes principios:

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima y ésta siempre debe ser informada al
Principio de libertad: El Tratamiento solo puede realizarse con el consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular. Se debe precisar que los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin autorización, salvo que la Ley o las autoridades así lo permitan u
Principio de veracidad o calidad: Se debe procurar que la información objeto del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Los datos personales deben obedecer a situaciones reales, deben ser ciertos, de tal forma que se encuentra prohibida la administración de datos falsos o erróneos.
Principio de transparencia: Se debe garantizar que el Titular pueda obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento no puede ser irrestricto y seguirá estrictamente a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. Por tanto, salvo que se traten de datos públicos, los datos no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación, salvo que el acceso sea controlable para que el mismo sea restringido solo a los Titulares y terceros autorizados.
Principio de seguridad: El Tratamiento se debe realizar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que permitan otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Las personas que realicen el Tratamiento deben garantizar la reserva de la información que no tenga la naturaleza de pública, incluso después de finalizada la labor del Tratamiento.

IV. INFORMACIÓN GENERAL

La Ley 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, tiene aplicación a los datos personales que se encuentren registrados o depositados en cualquier base de datos, recolección o almacenamiento que los haga susceptible de tratamiento.

En el desarrollo de su objeto social y como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales el CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL, por medio de este manual de políticas y procedimientos para la protección y el tratamiento de datos personales, determina los principios y las bases fundamentales sobre las cuales se llevará a cabo el tratamiento que realice de datos personales.

Razón Social: CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL

Domicilio: Calle 8A # 37A – 49 Bogotá, Colombia. Oficina 303. NIT: 830.034.471 – 3

Representante Legal: Nordey Alonso Gallo Franco Cédula de ciudadanía No. 9.857.526 de Pensilvania –

Caldas.

Dirección de correspondencia: Calle 8A # 37A – 49 Bogotá, Colombia. Oficina 303. Email: administracion@lasvegascc.com.co

Teléfono Fijo: 3706701 / 2011802

Teléfono Celular: 320 8929534

V. APLICACIÓN

El presente manual se aplica al tratamiento de datos personales que no se encuentren excluidos de modo expreso por la Ley.

Se excluyen de la aplicación de la Ley:

Bases de datos mantenidas en ámbitos exclusivamente personales o domésticos (siempre que no vayan a ser suministradas a terceros, caso en el cual, se deberá informar y solicitar autorización del Titular).
Bases de datos y archivos relacionados con seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección y monitoreo de lavado de activos o actividades de financiación del
Bases de datos que contengan información de inteligencia y
Bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos
Bases de datos y archivos regulados por el régimen de hábeas data financiero y
Bases de datos relacionadas con censos de población y vivienda.

VI. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

De acuerdo con los términos de la Ley, existen diferentes categorías de datos personales. Por tanto, el CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL considera de gran importancia acoger, materializar y reconocer la existencia, alcance y contenido del concepto de dato sensible.

De conformidad con la Ley, los datos sensibles son aquellos cuyo uso indebido puede generar la discriminación o marginación de su Titular, tales como:

El origen racial o étnico del
La orientación política del
Las convicciones religiosas o filosóficas del
La pertenencia a sindicatos, ONG’s, organizaciones de derechos humanos, que promuevan intereses políticos o grupos de oposición.
Información relativa a la salud del
La inclinación sexual del
Datos biométricos del

El CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL entiende que de acuerdo con la regla general según la cual el tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

Cuando el Titular ha autorizado expresamente el
Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular.
Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o
El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los titulares.

VII. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Las finalidades de la recolección de información por parte del CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL son:

Cumplir lo estipulado en la ley 1581 de
Contar con el sistema de vigilancia de monitoreo cerrado bajo la normativa legal vigente (Cámaras de Seguridad – CCTV).
Hacer seguimiento de las bases de datos como seguridad y control de las personas que utilizan los espacios de las áreas comunes del CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL
Tener control de las partes interesadas del CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL (Propietarios, Arrendatarios y Proveedores y Trabajadores), para fines internos de controles administrativos).

El CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL utiliza el sistema SISCO para fines contables, allí se maneja la información de Propietarios, Arrendatarios y Proveedores (Clientes).

La recolección de información por parte del CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL contará con las siguientes bases de datos para las finalidades mencionadas anteriormente:

SISCO – Sistema de información contable: Se almacena la siguiente información: Tipo y número de identificación, Nombre completo, Teléfono, Email, Actividad, País. Resaltamos que esta información es exclusiva para uso contable (El responsable es la administración y un encargado es el(a) contador(a).
Propietarios – Arrendatarios: Se cuenta con información en el sistema SISCO para acciones contables. De forma digital también se tiene una base de datos con nombre completo, número de cédula, matricula inmobiliaria y Chip. En medio físico, está el libro de residentes exigido por la ley 675/2001, y carpetas que contienen la siguiente información: Certificados de libertad, dirección de residencia, matricula inmobiliaria, entre otros. Y el archivo digital almacena: Nombre del propietario, Número de Documento de Identificación, Número de Contacto Celular y/o Fijo, Email, matricula inmobiliaria, certificado de libertad, Local, Arrendatario, Teléfono del Arrendatario, cédula del arrendatario, dirección del arrendatario y correo electrónico del arrendatario.
Proveedores: El almacenamiento electrónico o digital de la información es mediante el sistema SISCO, en el archivo digital en carpetas y físico en archivo, se almacenan cotizaciones, facturas y comprobantes de egreso, además se tiene la siguiente información, Nombre del representante legal, número de contacto, correo electrónico, documentos legales (RUT, Cámara de comercio, pólizas, otros que apliquen), la empresa de vigilancia es contratista, para fines administrativos se exige comprobante de pago de seguridad
Empleados: Corresponden a este grupo el represéntate legal (administrador), el revisor fiscal, contador, Asistente administrativa y servicios generales. Se maneja almacenamiento de la información de manera física en carpetas por trabajador, con la información descrita a continuación, Hoja de vida (Nombre, Cedula de Ciudadanía, Teléfono, Dirección, Otros datos personales), contrato, pagos parafiscales, fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia de la tarjeta profesional (aplica para contador y revisor fiscal).

Para los empleados contratistas se le exige a la empresa el comprobante de los pagos de seguridad social (Salud, Pensión, ARL), y los certificados actualizados correspondientes según apliquen (curso de alturas, entre otros), y para los contratos por obra labor, o servicios, se tiene copia de la cédula, RUT, certificación bancaria (entre otros).

Se cuenta además en medio físico y digital en cumplimiento al decreto 1072/2015 y la resolución 0312/2019 una base de datos con la información sociodemográfica de los trabajadores, esta incluye datos personales que pueden ser de tipo sensibles como los relacionados al estado de salud.

PQRS: Se encuentra en físico mediante el formato que contiene la siguiente información: Tipo de requerimiento (Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia), Nombres y apellidos, Tipo y número de identificación, Teléfono de contacto, Descripción del PQRS, Forma cómo desea recibir la respuesta (Físico o correo electrónico), indicación de adjuntar soportes y/o documentos. El buzón de PQRS se encuentra ubicado en la recepción del primer
Menores de edad: Este control se tiene de acuerdo con el TÍTULO VIII. de este manual; la información de menores de edad que hacen parte de actividades propias del centro comercial, se realiza por medio del control de ingreso y salida, como control interno se tendrá la información en físico mediante la autorización de tratamiento de datos personales, más específicamente se tiene información de menores de edad cuando se realizan eventos propios del centro comercial recolectados en una planilla de ingreso (ejemplo: celebración día de los niños) en el cual se toman fotografías y videos generales de las actividades, y otros eventos ocasionales en los cuales puede haber presencia de los menores. Si el evento va dirigido a menores de edad relacionados a propietarios, arrendatarios, trabajadores o personal vinculado al centro comercial antes de cada evento se envía un comunicado en el cual se especifica que si el menor participa en el evento el adulto responsable autoriza el tratamiento de los datos personales del menor de edad, incluidos videos y fotos para el acontecimiento especifico, si el adulto responsable no está de acuerdo con la recolección de datos personales del menor en los eventos, deberá reportar su decisión por escrito y acatar también las indicaciones de la administración,

ya que esto podría modificar el enfoque de la actividad que requiera dicha autorización por parte de la administración.

Asamblea: Archivo físico: Planillas de confirmación y de asistencia que incluye datos

Si bien es cierto que la administración es la responsable del tratamiento de datos personales, hay que tener en cuenta que los encargados de alguna información específica serian la empresa de vigilancia con el manejo de los videos de seguridad, la asistente administrativa, el contador(a) y/o el revisor(a) fiscal que con previa autorización de la administración y un compromiso de confidencialidad firmado tendrían acceso a algunas bases de datos como por ejemplo la información del sistema contable SISCO, para realizar pagos, entre otros.

Así mismo, dando alcance al principio de acceso y circulación restringida es importante que tenga en cuenta que la administración es responsable del tratamiento de datos personales, y nadie puede hacer uso, recolección, almacenamiento o como tal tratamiento de los datos personales almacenados en las bases de datos descritas en el capítulo VII del manual, sin su autorización y con la debida firma del formato de confidencialidad al que haya lugar.

Los terceros (persona que no haga parte de la administración de la copropiedad) que requieran acceder a las bases de datos deben solicitar un permiso a la administración por escrito, indicando el motivo, la finalidad y el tratamiento al cual serán sometidos los datos, y la administración se encuentra en todo el derecho de negar o autorizar la entrega de la información. Si se autoriza se deberá firmar el compromiso de confidencialidad.

I. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, el CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL, tiene en cuenta que la Ley no impone una prohibición absoluta del Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, pues ello daría lugar a la negación de otros derechos superiores de esta población como el de la seguridad social y salud. De lo que se trata entonces, y lo que procurará el CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL en el tratamiento de datos personales de menores, es de reconocer y asegurar la plena vigencia de todos los derechos fundamentales de esta población, incluido el hábeas data.

En conclusión, los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte del CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular. Y cuando aplique se solicitará la autorización de dichos datos a un adulto responsable del menor.

IX. AUTORIZACIÓN – DEBER DE INFORMACIÓN

Siempre que vaya a realizar tratamiento de datos personales, el CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL, requerirá la autorización previa (o concurrente) e informada del Titular. La mencionada autorización debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, ya sea un medio físico o electrónico.

No se necesita la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio de sus
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o
El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las

Al momento de solicitar la autorización del titular, el CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL, le informará de manera clara y expresa:

El tratamiento de los datos y su
Si se trata de datos sensibles o de menores, el derecho a decidir si se suministra o no la información solicitada.
Los derechos que le asisten como
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable y/o encargado del tratamiento.

El CENTRO COMERCIAL LAS VEGAS PROPIEDAD HORIZONTAL conservará copia y prueba del cumplimiento del deber de información, así como del cumplimiento del deber de solicitar la autorización del titular.